会議の効果的な進め方

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１．事前準備
1.1　会議案内
会議案内：遅くとも一週間前に実施し、以下を記載する。
送付前にキーパーソンの出席は確認しておきたい。
・開催日
・開始時間及び終了予定時間
・開催場所
・電話会議対応有無
・資料のエントリ締切：（会議スケジュール設定に必要）
・資料の送付締切：（資料を事前に読める時間が欲しい）
・資料印刷の必要性、プロジェクタ使用等
・問い合わせ先

1.2　エントリ情報
タイトル名：
資料の目的：
資料説明者（付議組織、説明者）：
資料説明時間：

1.3　アジェンダ案の送付
資料リストを記載したアジェンダはexcel形式が望ましい。（事後のDB化して参加者と共有するため）

1.4　資料の送付
エントリ者に以下のお願いをする。
・アジェンダにて採番された番号を資料内記入及びファイル名記入。
・印刷することを想定した印刷範囲を適切な設定。
・機密保護のための暗号化（メール送付の場合）
・ファイルの脆弱性対策のため受信側が
　MOICE(Microsoft Office Isolated Conversion Environment) を導入している場合もあり、セキュリティが低いOffice 97-2003 形式ファイル (doc, xls, ppt) でのファイル使用は避けること。

・暗号化ツールとしては、暗号強度が強く暗号化時にファイルサイズが小さくなるアタッシェケースがおすすめ。


２．会議当日（議長編）
2.1　資料採番
　資料は事前にエントリされているが、紙で配付物がある場合で、番号の記載が無い場合はその場で採番し、配付物に過不足が無いか確認する

2.2　アジェンダの合意
　・会議の趣旨、目的とゴールの共有
　・会議の進行順を合意する
　　（考慮点
　　　・途中で抜けるメンバの都合
　　　・緊急の案件を優先（重要案件は議論が盛り上がり時間切れ
　　　　となり緊急案件が審議できなくなるリスクがあるため）

2.3　議事進行
今後記載予定

３.　会議後
議事録の書き方
議事録はword形式が良い（コメントや更新履歴が解りやすいため）
・決定（会議合意）事項を必ず書く。
・アクションを書く。（誰が何を何時までにする）
・決定に至った主要因があれば記載する。

会議中に議事録を書きながら合意していく進め方もある。

今後記載予定