メールの効率的活用

メールは情報を正確に伝えるために非常に有効ですが、使い方を誤ると、相手の機嫌を損ねたり、逆効果になる場合があります。うまくメールを使う事で仕事を効率的に進めることができます。配慮したい事を以下に示します。

１．送り先　ｔｏ、ｃｃ、BCCをきちんと使い分けよう。！
　　toは情報を伝えたい相手、行動をお願いする相手
　　ｃｃは情報を共有しておきたい相手
　　BCCは以前は情報共有しておきたいが、積極的ににto，ｃｃにBCCnの相手を知らせる必要の無い場合に使ってきましたが、近年では、メールアドレスの機密の為、社外宛先へはBCCで送付するケースが増えて来ています。注意喚起、催促をのメールをする場合にあえて、
　　「宛先多数の為、BCCで送信します」としてBCCで送る事もカドが立たないメールのテクニックの１つです。

２．件名"・受け手に判りやすい簡潔なタイトルにすること
　例
　【要act】○○○の実施について（締切H211002）
　【返信要】○○○の確認について（締切H211002
　【意見照会】○○○について（締切H211002）　
　【依頼】○○○の実施について（締切H211002）
　【会議案内】○○○打ち合わせ（H211002午後）
　【お知らせ】○○○の延期について（H211002）
　【情報共有】○○○の完了について
　【確認要】○○○について（締切H211002）
　【講演案内】○○○講演会（開催H211002）（登録要）
　【大至急】○○○実施について（本日中）
参考：メールの件名（Subject）を見るだけでメールのテーマ等が判断できて、メールの内容を読むかどうかを受信者が判断できるようにすることが望ましいです。
　　　　例えば、「教えてください」、「ありがとうございます」、
 　「打ち合わせ案内」「確認事項」「コメント」「ひとこと」「ご相談の件」
　　「お電話の件」などといった内容がわからない件名は控えること！
　　　同じ話題が続いているときには、原則として、同じ件名（Subject）を使い続けてください。
　　　　話題を変えたいと きには、
　それにふさわしい件名（Subject）を付けなおしてください
　（「新件名（Was Re: 旧件名」とすることも考えられます。）。
　これにより、議論がしやす くなり、また深まることと思います。

３．"内容"・簡潔に明確に！箇条書き等工夫
　・結論は最初に書く
 ・スクロールが不要な様に、また印刷時に１頁で収まるように簡潔に！　・詳細を示す場合は添付する。
　・丸数字等の機種依存文字及び半角カナは使用しない。"
　　返信"・引用符の使い分けを工夫する。
　（例　■のところを見てください）
　返信に対する返信はせいぜい３回程度、それ以上になる場合は
　「件名」を振りなおすこと。
　・インラインでの回答の場合はインラインメールの最後が何処か示すこと
　（例　コメントは以上です。　コメントは以上です解釈の相違があればご　指摘下さい　等）
　・単なる受信確認のための返信メールは、メールでのチャット状態となり、重要メールの見落としに繋がりますので、内容に応じた対応をすること。（重要メールの送達確認のメールは除く）
　・メールのみでなく、直接、または電話での会話も適宜行うこと。
　・非難、中傷の内容は極力書かないこと！

４．"署名"・宛先により使いわけよう！
・署名は必ず付ける事。少なくとも業務メールの場合は所属と名前と電　話番号は必須。メールを見て直ぐに問い合わせしたい場合に相手の電話番号が書いていないとイラッときます。
・所外への場合も印刷を考慮し、せいぜい５行にする。
　（初めてメールする場合は会社住所も記載するが以降は記載しない等、私は署名を使い分けています）
・名前と担当名と電話番号であれば３行です。　
　（メールアドレスはfromで判る）
　　よって、同一社内宛は３行で良い。
署名につまらんポリシーなど書くのはもってのほか。私はあなたのポリシーを何度も見たくない！

５．担当外へのメール"　
・できるだけ、担当内にccし情報共有しよう。
　　（本人不在の際の緊急対応上、経緯把握が必要なため）　　

６．"差出人情報"
英文メールを送らない場合、ユーザ名は出来るだけ氏名（所属）
としましょう
例　　法人太郎（○○社営業本部）
理由
メールの確認をやりやすくしたいため。
電話がかかった際、電話で送信名はわかるが送信者でソートした場合にわかりづらく、結局いつのメールが尋ねるはめになってしまうので。
 また、海外からのスパムと区別もし易い。
All Aboutでも「メールでばれる会社のレベル」として採りあげられています。
お役所的な所では　会社名　名前
の順で表記をしている場合もありますが、個人的には　個人名　会社
の順が好みです。

７．"添付文書"　
サイズに配慮し、大きい場合は圧縮するかPDF化してサイズを小さくして添付しましょう。
　・ファイル名称は英数字で短い方が無難です。
　・相手からの送付ファイルを修正して添付する場合にはファイル名称を変えること。私はファイル末尾に「ｒ1」、「r2」等を付けています。（revisionの略）
　・会社でやたらと大きいサイズのファイルを添付してくる情報リテラシーの低い社員がいて困りものです。事故速報等PDFにすれば100ｋB程度で済むものをパワーポイントそのままで2MBレベルで添付して社員に共有しろと平気でメールしてくる。毎回、PDF化して共有メールしていますが、意識が低いというか、１日100通以上受信すると200MB以上になる受信者のことを一切考えていない。仕事のPCの空き容量が数百MBしか無いものにとってはテロのメールに他ならない。修正等が必要で無いファイルはPDFにする等の感覚もないんだろうね。特に企画、総務、人事や営業系の社員にその手が多い。

８．セキュリティ
　・個人情報、会社情報、顧客情報のメール文への記述、ファイル添付は避けること。記載する場合は、社内ルール等に準じること。

９．どうしても大きいサイズファイルを早急に相手に渡したい場合
・会社の場合は、社内のルールと与えられた手法で渡せば良いですが個人の場合は以下の方法があります。
　・ファイルを「アタッシェケース」にて暗号化して、
　　それをファイル分割ソフト（DivCat等）で分割し（その中の１ファイルのみメールで送れるサイズにする）、
　　そして、分割した小さいサイズの１ファイルのみメールにて添付し、残りのファイルを「ファイルポスト」、「ファイルバンク」、　　「宅ふぁいる便」、「postfile.jp」等のファイル転送サービスで送ることで比較的安全にファイルを相手に渡すことができます。

１０．返信先
　　メールの返信先を自分だけでなく他の人に指定したい場合があります。そのような時、「返信先は以下にお願いします。」なんてメール文に記載し宛先のアドレスを羅列する人がいます。ひどい人になると、返信内容が全員に関係しなくても、「本メールに全員リプライして下さい。」なんて書くリテラシーの無い人がいます。
Reply　toをキチンと設定して送るのがマナーです。送信時にキチンと設定して送信しましよう。設定方法はメールソフトによって異なりますので、自分で調べましょう。

会社内のメールで「返信はAさん、Bさん、Cさん、Dさん、Eさんにお願いします。」とのメールにはイラっときます。
outlook2010の場合、配信オプション 返信先の指定を設定すれば、受け手の手間は相当省けるのだが、情報リテラシーの低い社員は気づくこともない。

１１．本文書き出し
ビジネスメールの場合
誰に対してのメールか明らかにすること。言葉の常識にて記載したように
「課長様」「主査様」なんて書かない。あと送信主を書くこと。
（まあ、そんな事メールに書いて来る社員は情報リテラシーの低いことが一般的で、メールを読む際に心構えができて良いですが）
例　○○担当　各位
　　　△△担当の●●です。××についての依頼です。

１２．添付ファイルのパスワードについて
「添付ファイルのパスワードは私の電話番号下4桁です。」と送ってくる人がいる。あなたの電話番号覚えてないかも。せめて特定の人に送る場合は、「添付ファイルはあなたの電話番号下４桁です」ぐらいにすれば相手にとって都合が良いと思います。宛先が複数の場合等、セキュリティの観点で、パスワードは別メールで送ること。パスワードは前回と同じですなんて書く人がいますが、相手はあなたのメールを確認後消去するかも知れないし、いちいち覚えておいてくれるわけではないので、ひとりよがりにならないこと。（あらかじめ、約束したパスワードにすることもありですが、その際は脆弱性があることを認識すること）
ちなみに、excel等のアプリでのパスワードは知識がある人なら比較的に容易に無効化する方法があるようです。無効化できなくてもパスワードが４桁くらいなら総当たり攻撃（Brute-force attack）できるツールを使えば今のパソコンなら10分くらいでパスワードが解読できるようなので、暗号専用のソフトで強固な暗号をかけないと中身を閲覧されるリスクがあります。